La gestione e l’archiviazione dei documenti (disegni tecnici, ordini, ddt, fatture e file in genere) può essere un’attività piuttosto onerosa in azienda.
Attraverso la definizione di sistemi di organizzazione che utilizzano l’archiviazione digitale si può ridurre l’uso della carta (contribuendo in questo modo a preservare l’ambiente), organizzare le informazioni collegate ai documenti e trovarli molto facilmente quando serve.
Il modulo DeskEngine per l’archiviazione dei documenti è completamente integrato al sistema, vi si può accedere direttamente da tutte le applicazioni. I documenti o file archiviati digitalmente, sono memorizzati in un’unica area centralizzata, che ne facilita anche il backup.
L’archiviazione può essere effettuata attraverso metodi diversi: caricamento tradizionale (selezione del file), trascinamento, copia/incolla, acquisizione da periferica (scanner), invio tramite email come allegato.
Ad ogni documento (o file) sono associate informazioni anagrafiche, etichette, permessi di accesso degli utenti, in modo che la ricerca dei documenti sia semplice, veloce e permetta di trovare ed aprire il documento rapidamente, senza muoversi dalla propria postazione.
In conclusione il modulo di Archiviazione Documenti è uno strumento che può migliorare l’efficienza aziendale, ridurre i costi di gestione e anche contribuire a ridurre il consumo di risorse naturali del pianeta.